人事管理用语不严密，有可能在实际适用时产生歧义，不但起不到规范管理的作用，反而帮了倒忙。因此，人事管理用语应当字斟句酌，多角度推敲本意与字面上的契合度，尽可能避免产生不同的理解，以防止纠纷，增进理解信任。
在此，建议人事管理用语可以从以下几方面进行规范：
1、减少因标点和断句错误造成歧义
家企业规定：“乙方进入车间应穿橡胶、帆布鞋”。什么是“橡胶、帆布鞋”呢？是橡胶套鞋、橡胶底鞋、帆布鞋、还是橡胶帆布都要有的鞋？其实按企业要求，本应是“橡胶底帆布面鞋”，就因为书面合同上加了一个“、”，省略了“面和底”两字，致使双方各执一端。又如：“大专以上、近视的不要”。误把逗号写成顿号，语义截然不同，结果收到的简历尽是中等学历以下的。
2、减少连词误用造成的歧义
在一些合同中，常常涉及到的连词有“跟”“同”“与”“和”“或”等的使用。连词使用不当所导致的歧义，主要是合同双方谁主谁从的问题。如操作规程规定：“上班后开机、下班前关机，由机台班组长跟线长操作。”结果线长不在时，班组长不操作，根子就在于“跟”字。其实此处用“或”才准确，即两者选其一，班组长、线长均有权操作。
3、减少因语义不清而造成的歧义
如班长签收工作电脑时，内容为：“今收到平板电脑2台，还少1台押金未付。”实际本意为：应领3台，还少1台，押金均未付。又如公司承诺提供24小时热水，其实该公司仅星期日全天提供热水，而非365天每天24小时均提供热水。人事管理在行文中尤其要注重条款清晰，符合逻辑，前后一致不矛盾。
另外，注意人事管理文书的效力范围、文书的解释，以及与单位规章制度的衔接等。
