当客户到访，会议室便是展现企业专业形象与待客之道的重要窗口。精心布置会议室，遵循相应的礼仪要点能为商务洽谈营造良好氛围，给客户留下深刻而美好的第一印象，为合作的顺利开展奠定坚实基础。
确保会议室的每一个角落都干净整洁，地面无杂物、灰尘，桌椅摆放整齐划一。桌面擦拭得一尘不染，无文件堆积或污渍残留。窗户明亮通透，窗帘整齐悬挂。垃圾桶清理干净，无异味散发。
遵循以客为尊的原则，将面对会议室门的位置或视野最佳的位置留给客户中的重要人物。其他客户按照职位高低、主次关系依次安排在其两侧。己方人员则相对而坐，方便交流与沟通。座位之间保持适当的距离，既不会过于拥挤让人感到局促，也不会过于松散影响交流氛围。座位的排列方式应根据会议的性质和规模进行调整，如洽谈合作的会议可采用面对面的形式，促进双方深入交流；产品展示的会议则可根据展示需求灵活布置，确保客户有良好的观看体验。
准备充足的饮用水，选择干净、无破损的水杯，整齐摆放。若有需要，还可准备适量的茶、咖啡等饮品，满足客户不同的口味需求。为每位参会人员配备纸笔。如果会议涉及展示资料，提前打印装订好，摆放整齐，确保资料内容准确无误、排版精美。
根据会议时间和天气情况，合理调整会议室的光线。白天若阳光过于强烈可拉上窗帘，借助柔和的灯光照明；夜晚则确保灯光亮度适中，避免过亮刺眼或过暗影响视线。同时将室内温度调节到适宜的范围，一般保持在24-26摄氏度左右，让客户在舒适的环境中进行交流。
根据会议的性质和目的，选择合适的装饰元素来营造氛围。如果是正式的商务洽谈，可摆放一些简洁、高雅的绿植，增添生机与活力；若是庆祝合作成功的会议，可适当布置一些带有喜庆元素的装饰，如彩带、鲜花等，增强喜悦氛围，但装饰不宜过于繁杂，以免分散客户的注意力。
