在企业运营中,财务岗位肩负着把控资金流向、确保财务合规的重任。当面对同事不合规报销并求情时,财务人员既要坚守原则维护公司财务秩序,又要巧妙应对避免伤了和气,这需要极高的沟通技巧与处事智慧。
当同事拿着不合规的报销单求情时,财务人员首先要保持礼貌和耐心,切不可表现出厌烦或轻视。以温和的态度开场,让同事感受到你对他的尊重,为后续沟通营造良好氛围。
接下来,财务人员要以通俗易懂的语言,阐述报销规定背后的逻辑和目的,而不是生硬地照搬条文。可以说:“公司设立这些报销规范,是为了保证每一笔资金的使用都合理透明,确保公司能稳定运营,也保障大家的利益。如果违规操作,后续审计可能会带来很多麻烦。”让同事明白,遵守制度并非故意刁难,而是为了公司整体利益着想。
面对同事的求情,财务人员必须坚定地表明自己的立场。语气要诚恳且坚决,比如“我非常想帮你,但在财务制度上我确实不能开这个先例,这是我的工作职责所在”,明确传递出原则不可动摇的信号。同时要避免使用过于强硬或刺激性的语言,以免引起同事反感。
在拒绝后,积极为同事提供解决问题的建议是关键。可以根据实际情况帮助同事梳理解决办法,如“虽然这次报销不符合规定,但你可以看看能不能补充相关证明材料或者按照规定调整报销项目,这样就能顺利走流程了”,让同事感受到你虽然拒绝了他的请求,但仍在尽力帮助他解决问题。
倘若同事仍不理解,试图再次说服你,财务人员要保持冷静,避免陷入无谓的争论。可以再次强调制度的严肃性和不可变通性,同时耐心倾听同事的诉求,给予情感上的回应。
沟通过程中,财务人员要注意保护同事的隐私,不要在公开场合讨论不合规报销的细节,避免让同事感到尴尬或难堪。选择相对私密的空间进行交流,尊重同事的尊严。
财务人员面对同事不合规报销求情时,需要在坚守原则和维护关系之间找到平衡。通过礼貌沟通、清晰解释、坚定立场、积极建议以及尊重隐私等策略,既守护好公司的财务底线,又维护好与同事的良好关系,确保公司财务工作顺利开展。