外贸业务员的英语水平至关重要，因为它是国际商务交流的主要语言。无论是撰写专业的商务邮件，还是与客户进行电话会议、面对面谈判，都需要流利且准确地运用英语。业务员不仅要能清晰表达自己的意图，还得精准理解客户的需求和反馈。同时，掌握一些其他外语，如西班牙语、法语等，能拓宽业务范围，在竞争中脱颖而出。面对不同文化背景的客户，业务员要学会换位思考，耐心倾听客户诉求，礼貌且有条理地回应，有效化解矛盾与误解，维持良好的客户关系。
熟悉外贸流程是开展工作的前提，从前期与客户建立联系、协商订单细节，到中期安排生产、跟进货物运输，再到后期收款结汇，每个环节都有诸多细节和风险需要把控。业务员必须清楚每个步骤的操作规范，了解相关法律法规和政策变化，确保业务合规顺利进行。对所售产品的深入了解同样关键。只有熟知产品的性能、特点、优势以及与竞品的差异，才能在面对客户咨询时，提供专业解答，增强客户对产品的信任，从而促进销售。具备市场分析能力能帮助业务员洞察国际市场动态，了解目标市场的需求趋势、竞争对手的情况，进而制定具有针对性的营销策略，提升产品在国际市场的竞争力。
熟练运用办公软件，如用Excel处理复杂的销售数据、制作报表，用Word撰写合同和商业报告，用PowerPoint制作吸引人的PPT，能极大提高工作效率。同时，掌握常用外贸平台的操作方法至关重要，例如阿里巴巴国际站、亚马逊等，管理店铺运营、处理客户订单和评价，以提升店铺的曝光率和销量。
此外，外贸业务员还需了解不同国家的商务礼仪和文化习俗，避免因文化差异造成沟通障碍或商务合作失误。面对国际市场的复杂多变和激烈竞争，强大的抗压能力也必不可少，业务员要能在订单延误、客户投诉等困境中保持冷静，积极寻找解决方案。并且要具备一定的数据分析能力，能从销售数据、市场反馈数据中挖掘有价值的信息，为企业决策提供有力支持。
