在全球化浪潮下，跨时区视频会议成了职场常见的沟通协作方式。合理安排会议时间，遵循相应礼仪规则，不仅关乎会议的顺利开展更体现对各方参与者的尊重，影响着合作关系与工作效率。
在确定会议时间前，要充分考虑参会人员所在地区的时差。尽量避免在一方的深夜或清晨安排会议，这会极大影响对方的精力和参与度，降低会议质量。比如，亚洲与欧美地区存在显著时差，若将会议安排在亚洲地区的正常工作时间，却正好是欧美地区的凌晨，对方很可能因睡眠不足、精神不佳而无法全身心投入，甚至可能产生抵触情绪，影响后续合作。所以选择一个对各方都相对合适的时间至关重要。
协调各方日程，提前沟通确认。不同地区的工作习惯和节假日各异，组织者需要全面了解这些信息，提前发送会议邀请，附上详细的会议时间，以当地时间和世界标准时间同时标注，避免混淆。预留足够时间让参会者调整日程，回复能否参加。若有重要人员日程冲突，及时协商调整，确保核心成员都能按时参会。有些地区在特定季节或时间段有特殊的工作安排或文化活动，还有一些地区在特定节日前后工作效率较低，员工心思分散。在安排会议时要避开这些特殊时段，以免影响会议效果。
跨时区会议本身就可能因时差给参与者带来疲惫感，过长的会议会让大家难以集中精力，产生厌烦情绪。根据会议内容和目的制定紧凑合理的议程，明确每个环节的时间分配，严格按照计划推进，避免会议拖沓冗长，浪费各方时间。
如果实在难以找到一个让所有人都完全满意的时间，可以提供两到三个备选时间，让参会人员投票选择。这种方式既能体现民主，又能提高确定会议时间的效率，确保最终确定的时间能最大程度满足各方需求。
会议时间确定后，再次提醒参会人员，提前一天或数小时发送提醒邮件或消息，附上会议的详细时间和链接，确保大家不会遗忘。同时告知参会人员若有任何时间上的问题，及时与组织者沟通。
