如今线上办公越来越普遍,项目组开临时会议更是常有的事。线上发言礼仪在这种会议里特别重要,它能帮大家把会开好,工作推进得更顺利。
会议一开始得先准备好发言内容,提前把自己要讲的事情梳理清楚,列个简单的提纲,这样发言的时候就不会颠三倒四、东一榔头西一棒槌。要是涉及到一些数据或者具体事例也要提前整理好,方便准确传达给大家。比如要汇报项目进度就把完成的任务、遇到的问题和下一步计划都写明白,不会浪费大家的时间。
轮到自己发言前,要先留意会议的进度和氛围。不要没头没脑地突然开始说,应该先看前面的人讲完了没有,话题是不是到自己这里了。要是有人正在激烈讨论,也别强行打断人家,等大家稍微停一下的时候,再礼貌地说自己有话要讲。比如可以说“不好意思,我想接着刚才的话题说一下我的想法”,这样既不会显得没礼貌,又能顺利加入讨论。
发言的时候声音要洪亮清晰,让大家都能听得清。语速别太快,不然别人可能跟不上你的思路;也别太慢,不然会让人觉得拖沓。还要注意用词简洁明了,别用一些生僻或者容易让人误解的词汇。讲重点内容的时候可以稍微加重语气,提醒大家注意。同时要尊重其他人的观点,就算你不同意,也别直接就否定,最好先肯定对方的部分观点,再说出自己的不同看法。
线上会议经常会用到屏幕共享,要是你在共享屏幕展示内容,操作要熟练,不要因为不熟悉软件弄出一堆麻烦。展示的内容要简洁美观,重点突出,文字切忌不能能密密麻麻的,图表要排放清晰易懂。一边展示,一边要给大家讲解清楚。
发言结束后也要听听别人的反馈。要是有人提问要耐心解答,要是别人提出了好的建议也要虚心接受,大家一起把工作做得更好。要是你的发言引起了讨论也别固执己见,多和大家交流,从不同角度思考问题,说不定能找到更好的解决方案。
项目组临时线上会议的发言礼仪虽然都是些小细节,但作用可不小。注意这些礼仪,大家沟通起来就更顺畅,工作效率也能提高,项目就能顺顺利利地推进。