首先，当收到他人请求时，要给予充分的倾听。这是礼貌拒绝的基础，让对方感受到你对其诉求的重视。停下手中的工作，用专注的眼神看着对方，认真聆听其请求的详细内容、背景以及期望达成的目标。在倾听过程中，可以适当点头或给出一些简短的回应，如“嗯，我明白了”“原来是这样”，表示你在积极跟进对方的思路。这样做不仅是对他人的尊重，也能让你更全面地了解情况，以便后续给出更合理的回应。
在倾听之后，不要急于拒绝，而是先表达对对方信任自己的感激之情。可以真诚地说“非常感谢你能想到我，这说明你对我能力的认可，我很荣幸”。这种感激的表达能够在一定程度上缓和拒绝可能带来的冲击，让对方知道你并非冷漠对待其请求，而是慎重考虑后的结果。
接着，清晰且诚实地说明自己拒绝的原因。原因的阐述要具体、客观且合理，避免模糊不清或让人感觉是借口。例如，如果是因为自己手头工作已经饱和，无法承担额外任务，可以详细地向对方说明目前正在进行的项目、各项任务的截止日期以及已经承受的工作量压力，如“我现在手头上有三个重要项目正在同步推进，下周都要提交关键成果，而且每天的工作时间已经排得很满，实在没有精力再去兼顾新的任务了，我担心如果接了会影响到两边工作的质量，这对我们都不好。”如果是因为缺乏相关技能或经验而无法胜任，也要坦诚相告，“关于这个任务，我对其中涉及的[具体技术或领域]了解甚少，之前也没有类似的实践经验，我担心自己做不好会耽误事情，我觉得可能有更专业的同事更适合来处理。”
在说明原因之后，提供一些可能的替代解决方案或建议。这显示出你虽然不能直接帮忙，但仍然关心对方的问题，并愿意为其提供帮助。比如，可以推荐其他有能力和时间的同事，“我觉得[同事名字]在这方面有丰富的经验，而且他目前的工作量相对较少，你可以去找他商量一下，看他是否能够协助你。”或者提供一些资源或思路，“我知道有一些相关的资料或工具可能会对你有帮助，我可以把它们分享给你，你可以先参考一下，或许能找到解决问题的方向。”
拒绝的语气和措辞要温和、委婉。避免使用生硬、冷漠或带有指责性的语言。例如，不要说“我没时间，你找别人吧”这样简单粗暴的话语，而可以说“真的很抱歉，这次实在是爱莫能助，希望你能理解”。在整个沟通过程中，保持微笑和友好的态度，让对方感受到你的善意。
最后，在拒绝之后，如果情况允许，可以在后续适当关心对方的进展。例如，过几天询问一下对方是否找到了解决办法，或者任务进展是否顺利。这有助于进一步修复可能因为拒绝而产生的关系裂痕，让对方知道你虽然拒绝了请求，但仍然关注着他的事情。
总之，在职场中礼貌地拒绝他人请求需要我们掌握一定的技巧和方法。通过倾听、感激、说明原因、提供替代方案以及保持良好态度等一系列步骤，我们能够在不伤害他人感情的前提下，坚定地维护自己的工作边界和职业规划，从而营造一个和谐、高效的职场环境。
